Klokkenluidersregeling

Vooraf
VGK Accountants en Belastingadviseurs hecht veel waarde aan een goede klachtenregeling. Gemelde klachten worden zorgvuldig en vertrouwelijk door ons afgehandeld. Hiermee samenhangend is VGK Accountants en Belastingadviseurs van mening dat ook medewerkers en personen van buiten de organisatie de mogelijkheid moeten hebben om zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde te stellen. Iemand die gebruik maakt van deze klokkenluidersregeling kan de melding anoniem neerleggen bij de vertrouwenspersoon van VGK Accountants en Belastingadviseurs.
 
Gebruikte begrippen
De volgende begrippen komen in deze klokkenluidersregeling langs:
1.       VGK Accountants en Belastingadviseurs
De accountantsorganisatie VGK Accountants B.V.
2.       Medewerker
Alle aan VGK Accountants en Belastingadviseurs verbonden werknemers, met inbegrip van directie en/of bestuursleden.
3.       Externe derde
Een natuurlijk persoon of rechtspersoon niet zijnde VGK Accountants en Belastingadviseurs of één van haar medewerkers.
4.       Melder
Een natuurlijk persoon of rechtspersoon die een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.
5.       Vertrouwenspersoon
Een natuurlijk persoon die door de directie van VGK Accountants en Belastingadviseurs is aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling. De directie van VGK Accountants en Belastingadviseurs komt niet voor deze functie in aanmerking.
6.       (Vermeende) onregelmatigheid
Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot VGK Accountants en Belastingadviseurs en/of haar medewerkers in verband met:
a. een (dreigend) strafbaar feit
b. een (dreiging van) het manipuleren of vernietigen van informatie over voornoemd feit
c. een (dreiging) van bewust onjuist informeren
d. een (dreigende) schending van wet- of regelgeving
e. een (dreigende) overtreding van binnen VGK Accountants en Belastingadviseurs geldende (gedrags)regels
f. een andere situatie die naar het oordeel van de melder doorgegeven moet worden aan de vertrouwenspersoon.
 
 
Melding
1.       Een medewerker of een externe derde die meent dat er sprake is van een (vermeende) onregelmatigheid
          kan een melding doen bij de vertrouwenspersoon.
2.       De melding kan bij voorkeur via e-mail worden verstuurd naar vertrouwenspersoon@vgkaccountants.nl.
3.       Ook is het mogelijk om de melding per brief te verzenden naar het postadres van VGK Accountants en Belastingadviseurs,
           t.a.v. Vertrouwenspersoon.
4.       Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de melding bevestigt de vertrouwenspersoon de ontvangst van de melding aan de
          melder. In deze bevestiging reikt de vertrouwenspersoon ook de procedure en termijn aan, die gevolgd gaan worden bij de
          behandeling van de melding.
5.       Na uiterlijk vier weken stelt de vertrouwenspersoon de melder op de hoogte van de maatregelen die zijn genomen en de
          verdere afhandeling van het traject. In de bijzondere situatie dat dit bericht niet binnen vier weken kan worden gedaan, laat
         de vertrouwenspersoon dit aan de melder weten. De vertrouwenspersoon geeft daarbij tevens aan binnen welke termijn de
         afhandeling alsnog zal plaatsvinden.
 
Afhandeling melding
1.       De vertrouwenspersoon geeft de melding direct door aan de directie en de compliance officer van VGK Accountants en
          Belastingadviseurs. De vertrouwenspersoon informeert de melder hierover.
2.       Direct na ontvangst van de melding start de compliance officer van VGK Accountants en Belastingadviseurs een onderzoek
          naar de (vermeende) onregelmatigheid.
3.       De compliance officer is bevoegd om extern (juridisch) advies in te winnen wanneer hij dit nodig acht.
4.       De compliance officer rapporteert zijn bevindingen schriftelijk aan de directie. Dit rapport bevat eveneens een advies over
          eventueel door de directie te nemen maatregelen.
5.       Op het moment dat de directie van het advies wil afwijken, bespreekt zij dit met de compliance officer.
6.       Wanneer de melding de compliance officer zelf betreft, zal de directie een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid
          (laten) starten.
 
Geheimhouding en bescherming
1.       De melding vindt plaats onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid. Dat geldt ook voor de correspondentie over en
          de verdere behandeling van de melding.
2.       Enkel de melder kan de vertrouwenspersoon, alleen schriftelijk, ontheffen van zijn geheimhoudingsplicht.
3.       De directie van VGK Accountants en Belastingadviseurs garandeert dat meldingen aan de vertrouwenspersoon op grond
          van deze klokkenluidersregeling, op geen enkele wijze van (negatieve) invloed zijn op het functioneren of de
          carrièremogelijkheden van de medewerker binnen VGK Accountants en Belastingadviseurs.
4.       Wanneer de melder de melding rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan dit de melder worden aangerekend
          door VGK Accountants en Belastingadviseurs.
 
VGK Accountants en Belastingadviseurs
Zevenaar, februari 2010